Qu’est-ce que la gestion de projet et pourquoi c’est indispensable ?
La gestion de projet vise à organiser le bon déroulement d’un projet afin d’atteindre les objectifs en temps et en heures, avec les ressources définies. Elle regroupe toutes les actions qui permettent de structurer ce qu’il y a à faire, de planifier les tâches, de répartir les rôles et de suivre l’avancement global du projet. Cette approche structurée est indispensable pour conduire de façon efficace les projets des TPE PME.
La gestion de projet n’est pas réservée aux grandes entreprises et à la gestion des activités complexes
La gestion de projet consiste à bien organiser son travail et suivre son avancement pour éviter les erreurs et respecter les délais. Si elle est souvent associée aux process informatiques ou industriels, elle s’applique à la plupart des besoins métiers, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Tout le monde pratique la gestion de projet sans forcément s’en rendre compte. Du plan stratégique annuel à la refonte du site web, de l’organisation des commandes clients au plan de communication, toutes ces activités, relèvent de la gestion de projet.
La gestion de projet, alliée des projets numériques
Dès qu’un objectif doit être atteint et qu’il faut coordonner plusieurs actions, elle est votre meilleure alliée. Mais elle est particulièrement pertinente pour réussir les projets de numérisation.
La transformation numérique des TPE PME a tout à gagner à adopter une gestion de projet adaptée. L’adoption de solutions numériques pour numériser ses processus (CRM, automatisation, site e-commerce) ne suffit pas. Elle implique aussi de repenser sa façon de travailler pour offrir tout son potentiel.
Dans cette perspective, l’adoption d’une organisation agile, qui se caractérise par le fait de tester rapidement, d’ajuster en cours de route et par le fait d’impliquer vos équipes, améliore le déploiement du numérique et renforce son potentiel pour atteindre ses objectifs. Concilier organisation agile et numérique constitue ainsi une approche vertueuse qui contribue à accélérer les processus, à mettre vos clients au centre de vos décisions, à vous adapter aux imprévus pour gagner en compétitivité.
Quels sont les avantages concrets de la gestion de projet pour une TPE PME ?
Aligner ses objectifs sur la stratégie de l’entreprise
Une gestion de projet bien structurée permet d’aligner les objectifs du projet avec les enjeux stratégiques de l’entreprise. C’est particulièrement vrai dans le cadre de la numérisation de l’entreprise. En l’absence de méthodologie, la numérisation se transforme souvent en suite d’actions ponctuelles sans cohérence globale et sans véritable but.
Un projet structuré assure de mettre en œuvre de façon progressive des solutions adaptées qui offrent un retour sur investissement (ROI) mesurable plutôt que de déployer des outils au fur et à mesure sans s’assurer de la cohérence de l’ensemble.
Optimiser ses ressources
Les TPE PME disposent rarement de ressources humaines et financières abondantes. La gestion de projet permet :
- de prioriser les actions à fort impact,
- d’optimiser les ressources en clarifiant dès le départ ce qui doit être fait,
- de gagner du temps en évitant les allers-retours inutiles
- et de maîtriser les budgets, en anticipant les ressources nécessaires et en limitant les imprévus coûteux.
Améliorer la communication interne et l’implication des équipes
Un projet bien géré facilite la communication et la coordination entre services (commercial, production, finance) et avec les prestataires externes (consultants, développeurs). Il crée un langage commun, des livrables clairs et des échéances partagées.
La vision partagée des rôles et des enjeux renforce l’engagement des équipes ce qui contribue à l’atteinte des objectifs.
Limiter les risques
Tout projet comporte des risques inhérents en cas de dérapage ou pire d’échec. La gestion de projet intègre des mécanismes pour identifier, mesurer et atténuer ces risques, afin d’assurer la réalisation des objectifs.
Comment bien démarrer ?
Choisir la méthode de gestion de projet adaptée
Vous entendrez de nos jours très souvent parler de méthode agile, une approche plus souple et itérative de conduite des projets et activités. Il existe également les méthodes dites traditionnelles, où l’on finalise une étape après l’autre avant tout.
Ces approches se retrouvent dans les deux approches détaillées dans cet article : le Kanban et la planification projet (ou planning projet). Les méthodes agiles et traditionnelles seront présentées plus en détail prochainement dans un dossier à venir consacré aux différentes méthodologies de gestion de projet.
Dans tous les cas, il est essentiel de bien comprendre, quelle que soit la méthode privilégiée, qu’un outil de gestion de travail est d’abord un cadre de travail et de suivi des tâches et ne doit pas être un carcan. Il convient d’adapter les méthodes à son quotidien, à son contexte, à son temps disponible et de ne pas forcément la suivre à la lettre.
C’est pour cela que de nombreuses entreprises ont tendance à adopter un mode projet qui mixe plusieurs approches. Cette diversité d’approches leur permet de répondre pleinement à leurs problématiques.
Bien définir ses objectifs avec la méthode SMART
La première étape consiste à définir clairement ce que vous voulez atteindre en appliquant la méthode SMART qui permet de définir vos objectifs au travers de 5 indicateurs qui vont vous aider à préciser ce qui est attendu. Chaque objectif défini doit être :
- Spécifique : c’est à dire clair, précis et sans ambiguïté pour la personne qui en a la charge mais aussi pour toutes les parties prenantes qui doivent savoir qui fait quoi ;
- Mesurable : il doit être quantifié ou qualifié afin de savoir quel est le niveau à atteindre, la valeur de la mesure attendue ;
- Atteignable : s’il doit être ambitieux pour être motivant, l’objectif doit être raisonnable et recevoir l’adhésion des participants. Il doit aussi tenir compte des ressources et outils nécessaires pour l’atteindre ;
- Réaliste : il doit être pertinent par rapport à ce que l’entreprise et / ou l’équipe doivent accomplir ;
- Temporellement défini : il est délimité dans le temps avec des dates de début et de fin clairement définies. Le fait de fixer des échéances claires permet de suivre l’avancement, de repérer ce qui prend du retard, d’ajuster si besoin et surtout de garder tout le monde informé.
Chaque objectif SMART doit ensuite être découpé en actions concrètes associées à des personnes, des ressources et moyens avec des jalons temporels. Plus vous savez qui fait quoi et avec quels moyens, plus l’exécution devient fluide et cohérente avec vos capacités réelles.
On peut ensuite associer à ces actions des indicateurs de progression et les organiser dans un planning pour obtenir une vue d’ensemble qui vous permet de suivre la progression de l’avancement du projet. Une méthode simple pour faire ce suivi, c’est la méthode Kanban.
Pour en savoir plus sur la méthode SMART appliquée à la gestion de projets :
Le Kanban : une méthode simple et visuelle pour gérer ses projets
La méthode Kanban naît dans les années 50 au Japon, au cœur des lignes de production automobile, chez Toyota. Pensé par l’ingénieur Taiichi Ono, la méthode Kanban, qui signifie étiquette en japonais, avait pour objectif d’optimiser la capacité de production. Progressivement, son champ d’application s’est élargi. La méthode s’est ainsi imposée comme outil de gestion de tâches pour le suivi de tous types de projets en équipe.
Cette méthode de gestion de projet se présente sous la forme d’un tableau que l’on appelle tableau Kanban. Un tableau Kanban se compose de plusieurs colonnes. Les colonnes de base sont généralement, de gauche à droite :
- “backlog”, qui permet d’ajouter au fil de l’eau des tâches à réaliser,
- “à faire”,
- “en cours”
- et “fait” pour les tâches terminées.
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