Numérisation, respect des obligations réglementaires, suivi administratif et financier ou encore gestion des ressources humaines, les chantiers auxquels doivent faire face les dirigeants de TPE PME, en plus de la gestion du cœur de leur activité, sont nombreux et variés.
Souvent seuls face à ces défis, ils manquent aussi souvent de temps ou des compétences requises pour tout piloter efficacement.
Le recours à un professionnel de la gestion de bureau, assistant de direction, office manager, online business manager (OBM), gestionnaire de paie, etc. constitue une solution concrète et flexible pour bénéficier d’un soutien structurant afin de mieux gérer son entreprise et développer son activité.
Les TPE PME face à une transformation accélérée
Un contexte exigeant pour les petites structures
La transformation numérique s’impose de plus en plus dans le quotidien des entreprises pour :
En parallèle, les entreprises doivent aussi se conformer à un certain nombre d’obligations légales existantes comme la gestion des données personnelles, la réalisation des déclarations obligatoires sociales et fiscales ou à venir, comme la réforme de la facturation électronique.
Manque de temps, de ressources et de compétences numériques : un triple défi
Les défis principaux relevés par les dirigeants de TPE PME au quotidien sont :
- le manque de temps pour organiser et effectuer les tâches administratives ;
- le manque de ressources internes dédiées à la gestion et au numérique ;
- le manque de compétences numériques en interne. Ainsi, d’après le Baromètre France Num 2024, 33 % des TPE PME n’ont pas de compétences numériques en interne et n’envisagent pas d’en acquérir, faute de moyens.
Par ailleurs, les TPE PME éprouvent aussi des difficultés à suivre les évolutions réglementaires.
Quels sont les métiers de la gestion de bureau ?
L’office manager : le chef d’orchestre opérationnel et le garant du bien-être au bureau
L’Office Manager est le bras droit organisationnel du dirigeant : il pilote les fonctions support et les moyens généraux pour assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise : administratif, finances (en particulier la pré-comptabilité), ressources humaines (notamment la qualité de vie et des conditions de travail), logistique, conformité, etc.
Polyvalent et agile, il agit comme un véritable chef d’orchestre opérationnel, responsable.
L’assistant(e) de direction : l’atout des dirigeants pour une organisation sans accro
L’assistant(e) de direction soutient un ou plusieurs cadres dans la gestion quotidienne de leurs activités : gestion des agendas, coordination, communication, préparation de dossiers.
Il est un facilitateur clé, garant de l’efficacité et de la fluidité dans la prise de décision.
L’Online Business Manager : le copilote de la transformation numérique
L’online business manager (OBM) est un copilote stratégique qui structure, coordonne et optimise les opérations d’une entreprise. Il supervise à distance les projets, les équipes et les process pour libérer le dirigeant et accélérer la croissance.
Il est souvent plébiscité sur le pilotage de projets numériques : lancement de produit digital, changement de logiciel interne, etc.
Le gestionnaire de paie : le garant de la conformité de la rémunération des salariés
Le gestionnaire de paie assure le calcul, l’édition et la conformité des bulletins de salaire, ainsi que les déclarations sociales associées. Il veille au respect du droit du travail, des conventions collectives et des évolutions réglementaires.
Il est généralement présent dans les PME qui emploient un certain nombre de salariés, et ont fait le choix de ne pas externaliser la gestion de la paie.
L’assistant RH : le pilier administratif et opérationnel de la gestion des ressources humaines
L’assistant (RH) accompagne est en charge des sujets liés à la gestion des ressources humaines : contrats, dossiers des salariés, gestion des temps et des absences, formation, etc.
Il est un relais essentiel entre la direction et les collaborateurs sur les sujets liés aux ressources humaines.
Pourquoi externaliser certaines fonctions à des experts de la gestion de bureau ?
Cinq raisons de faire appel à un gestionnaire de bureau pour une TPE PME
1. Gagner du temps
En moyenne, un dirigeant de TPE consacre 3h18 par jour à la gestion administrative, soit plus de 16 heures par semaine estime une étude Ipsos. Externaliser ces tâches à un expert freelance (ou freelance) permet de libérer un temps précieux pour se concentrer sur le cœur d’activité de l’entreprise : prendre les décisions stratégiques, effectuer le pilotage commercial ou encore développer de nouveaux partenariats.
2. Bénéficier d’une expertise ciblée
Les sujets qu’un dirigeant d’entreprise doit maîtriser sont nombreux, variés et peuvent être très techniques. Le recours aux services d’un cabinet de conseil s’il peut être séduisant est souvent en dehors des moyens de l’entreprise.
Faire appel à un gestionnaire de bureau ou à un assistant spécialisé indépendant expérimenté permet de bénéficier de compétences ciblées, à moindre coût, et de disposer de méthodes et outils éprouvés pour gérer l’entreprise au quotidien.
3. Disposer de ressources ajustées
Externaliser offre la possibilité d’ajuster les coûts au plus près de ses besoins. Si une entreprise a besoin de 10 heures d’accompagnement par semaine, elle peut contractualiser uniquement sur le volume d’heures nécessaire à la prestation.
Résultat : aucune charge superflue, une parfaite adaptation à la trésorerie et une gestion granulaire des coûts, tout en maintenant un niveau de professionnalisme élevé.
Le recours à un contrat de prestation de services offre aussi à l’entreprise une souplesse non négligeable : le volume d’heures peut être défini pour une durée limitée et évoluer au fil de l’eau en fonction du niveau d’activité effectif. Il peut même varier d’une semaine sur l’autre pour tenir compte des pics et des creux d’activité.
5. Faire face aux obligations de conformité
Obligations légales (entretiens professionnels obligatoires, Document Unique d’Évaluation des Risques), facturation électronique, etc.) ou démarches volontaires (VSME pour formaliser ses engagements environnementaux et sociaux, politique pour la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) : autant de projets spécifiques qui requièrent des ressources dédiées.
Les assistants indépendants permettent aux dirigeants de confier la gestion de ces projets de mise en conformité à un tiers, sans avoir à recruter. Un levier précieux pour rester dans les clous sans s’épuiser.
Exemples concrets de tâches que les dirigeants peuvent confier à des gestionnaires de bureau
Les gestionnaires de bureau, en fonction de leur profil, peuvent aider les TPE PME à mieux gérer de nombreuses fonctions de l’entreprise.
- Finances : suivi de trésorerie, pré-comptabilité, passage à la facturation électronique ;
- Ressources humaines : aide au recrutement, gestion des bulletins de paie, mise en place du DUERP, suivi des contrats, obligations sociales ;
- Commercial et relation client : réponses aux prospects, suivi des devis, gestion de la base client ;
- Achats et logistique : recherche de fournisseurs, suivi des commandes ;
- Pilotage et organisation : création de tableaux de bord, suivi d’indicateurs clés ;
- Conformité : gestion des données personnelles en conformité avec le RGPD ;
- RSE : mise en place des normes VSME pour les TPE PME.
Retours d’expériences de 2 entreprises qui ont bénéficié de l’appui d’un gestionnaire bureau
Une agence de publicité fait appel à un office manager pour gérer sa pré-comptabilité et organiser le passage à la facturation électronique
Robert, fondateur d’une agence de publicité à Paris, a fait appel à Laurence, Office Manager indépendante, 2 jours par semaine pour remplacer son assistante de direction partie à la retraite.
En 3 mois, Laurence a :
Résultats
La réalisation de la mission a permis de :
- stabiliser l’organisation administrative ;
- être en conformité avec l’obligation à venir d’adopter la facturation électronique ;
- réduire de moitié les délais de facturation ;
- dégager 6 heures hebdomadaires de travail au dirigeant, sans avoir à embaucher.
Coût
Le tarif journalier moyen (TJM) d’un office manager en freelance est de 300 € HT. Pour une mission de 2 jours par semaine, le coût mensuel s’élève en moyenne à 2 160 € HT / mois.
Cet appui permet de bénéficier d’un soutien structurant, ajustable à son volume d’activité, contrairement à l’embauche d’un salarié.
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