Évaluer le potentiel de l’IA dans votre entreprise
Avant de déployer une solution d’IA, il est indispensable d’évaluer où et comment elle peut vous aider. Cette étape, menée conjointement avec le consultant, est cruciale pour cibler les bons projets. En général, 3 volets sont abordés :
Analyser vos processus métiers
Chaque TPE PME a ses spécificités. Avec l’aide du consultant, vous allez :
- Passer en revue vos activités : production, relation client, gestion, RH, etc. ;
- Repérer les tâches répétitives et chronophages ;
- Dresser une cartographie des opportunités où l’IA générative apportera un gain significatif.
Par exemple, répondre aux demandes clients, rédiger des rapports ou saisir des données sont autant de tâches susceptibles d’être (au moins partiellement) automatisées par l’IA. L’objectif est d’identifier les points douloureux pour y apporter une solution.
Mesurer le retour sur investissement (ROI)
Une fois les opportunités repérées, il faut les chiffrer pour prioriser les projets. Vous devez mesurer le retour sur investissement potentiel de chaque cas d’usage. Il s’agit de calculer :
- Les gains estimés : économie de temps, réduction des erreurs, amélioration de la satisfaction client, etc. ;
- Les coûts associés : solution logicielle, développement, déploiement, formation des employés, etc.
Par exemple, si automatiser le tri des emails entrants vous fait gagner 2 heures par jour, on convertit ce gain en journées de travail économisées par an, puis en valeur financière. On obtient ainsi un plan d’action argumenté, avec un premier projet simple à mettre en place et offrant des gains importants (« quick win »).
Structurer et classifier vos données
Les données sont le carburant de l’IA. Pour générer des résultats pertinents, vos données doivent être propres et organisées :
- Recensez vos sources de données : bases clients, documents internes, FAQ, historiques de ventes, etc. ;
- Nettoyer vos bases de données pour éliminer doublons et erreurs ;
- Organiser ces données dans une structure logique et accessible pour permettre à un assistant intelligent d’y accéder pour retrouver et utiliser efficacement l’information pertinente.
Cette étape peut paraître fastidieuse, mais elle est essentielle pour optimiser les performances de l’IA.
Préparer le déploiement : conduire le changement en interne
Intégrer l’IA générative ne se limite pas à installer un logiciel. C’est un projet de changement pour l’entreprise. Après avoir identifié les cas d’usage, il faut préparer le terrain auprès de vos équipes. Deux actions-clés s’imposent :
Sensibiliser et impliquer vos collaborateurs
L’adhésion de vos collaborateurs est déterminante. Associez-les dès le départ :
- Expliquez l’objectif et les bénéfices de l’IA générative ;
- Montrez comment elle va faciliter le travail de chacun (et non le remplacer) ;
- Proposez des ateliers pratiques et formations pour lever les craintes et monter en compétence.
Cet accompagnement humain aide à créer une dynamique positive et à surmonter les résistances au changement.
Désigner des référents IA
Il est judicieux de nommer un ou plusieurs “référents IA” en charge de piloter et de faciliter l’adoption de l’IA au sein des équipes :
- Des personnes volontaires, à l’aise avec le numérique et connaissant bien vos processus ;
- Ils sont les interlocuteurs privilégiés de l’expert IA;
- Ils répondent aux questions des collègues et remontent les retours du terrain.
Ces référents pourront, à terme, prendre le relais du projet pour assurer sa pérennité une fois le consultant parti.
Pour en savoir plus sur la façon d’accompagner le changement induit par l’IA dans l’entreprise, consultez :
Mettre en place des solutions d’IA adaptées
Le consultant va d’abord vous aider à définir le type de solution la plus adaptée à votre problématique. Selon les cas il vous guidera pour identifier, au sein de l’offre existante, les solutions qui correspondent à vos besoins ou vous orientera vers le développement d’une solution ad hoc pour répondre au mieux à votre cas d’usage.
Un appui précieux dans un contexte marqué par un très grand nombre de solutions disponibles et dont les capacités et fonctionnalités évoluent en permanence.
L’expert IA va ensuite vous aider ensuite à déployer concrètement la ou les solutions d’IA générative retenues. Voici les bonnes pratiques pour une intégration progressive :
Automatiser un premier processus clé (Preuve de concept)
Commencez par un projet pilote :
- Choisissez un processus clé et limité. Par exemple automatiser la réponse aux questions fréquentes du support client, générer des offres d’emploi en RH, aider à la rédaction de propositions commerciales ;
- Paramétrez ou développez la solution ;
- Testez-la sur ce périmètre restreint.
L’objectif est de prouver la valeur de l’IA avec une preuve de concept (en anglais proof of concept ou POC) au travers d’une réalisation qui a pour vocation de démontrer la validité de l’option retenue.
Déployer progressivement à l’échelle de l’entreprise
Une fois le pilote validé, étendez l’usage de l’IA pas à pas :
- Étendez la solution à d’autres services, par exemple de la fonction support client vers la fonction après-vente ;
- Identifiez et lancez des projets d’automatisation pour d’autres fonctions de l’entreprise. Par exemple, après avoir optimisé le support client, s’attaquer à l’automatisation du classement des CV pour les RH ou à la génération de fiches produits pour le marketing ;
- Formez les utilisateurs au fur et à mesure pour qu’ils s’approprient la solution.
Cette progression mesurée limite les risques et facilite l’adoption par toutes les équipes.
Assurer un suivi et une amélioration continue
Une fois l’IA déployée, définissez des indicateurs clés (KPI) alignés sur vos objectifs :
- Temps moyen de traitement d’une demande ;
- Nombre d’erreurs évitées ;
- Taux de satisfaction utilisateur, etc.
Surveillez régulièrement ces KPI pour évaluer l’efficacité de l’IA en conditions réelles et ajustez si nécessaire.
Pour améliorer les résultats obtenus vous pouvez
- faire évoluer l’outil lui-même, par exemple en enrichissant la base de connaissances ou en en changeant le modèle de génération ;
- accompagner les utilisateurs, au travers de formations adaptées, pour qu’ils progressent dans leur utilisation de la solution d’IA déployée.
L’accompagnement du prestataire dans cette phase de suivi est très utile pour optimiser les résultats.
Pérenniser l’usage de l’IA en entreprise
Une fois le projet lancé et les premiers résultats visibles, comment ancrer durablement ces nouveaux usages dans l’entreprise et continuer à progresser ? Deux axes complémentaires sont à prendre en compte :
Assurer un suivi dans le temps et une veille technologique
Ne vous reposez pas sur vos lauriers : continuez d’apprendre et d’ajuster votre stratégie IA selon les avancées et les retours d’expérience. L’IA évolue très vite. Ce qui est à la pointe aujourd’hui pourra devenir obsolète après un an. Mettez en place :
- Un suivi régulier pour mesurer les gains et repérer de nouveaux processus à automatiser ;
- Une veille technologique pour rester informé des nouveautés. Abonnez-vous à des newsletters, suivez des webinaires, intégrez des réseaux professionnels, etc. afin d’identifier des modèles plus performants, des fonctionnalités inédites, susceptibles de mieux répondre à vos beoins.
Structurer un accompagnement à long terme
L’IA générative doit devenir une compétence interne et un levier stratégique permanent, pas un simple « coup d’éclat ». Pour cela, vous pouvez :
- Former vos équipes en continu (référents IA, nouveaux arrivants, etc.) ;
- Organiser des points réguliers (trimestriels, par exemple) pour faire le bilan des usages, partager les bonnes pratiques et résoudre les difficultés ;
- Maintenir le lien avec votre consultant pour des audits, ajustements ou nouvelles pistes d’innovation ;
- Inscrire l’IA dans la stratégie d’entreprise, par exemple, en se fixant l’objectif d’améliorer chaque année au moins un processus clé grâce à l’IA (et en y allouant les ressources nécessaires).
Cette approche garantit la continuité des gains et leur renforcement au fil du temps.
Exemple concret : des gains significatifs grâce à l’IA générative
Pour illustrer l’impact d’un tel accompagnement, prenons l’exemple d’une PME ayant déployé l’IA dans plusieurs services. Les résultats suivants ont été observés :
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