Notes de frais et facturation électronique : ce qui change (et ce qui demeure)
La réforme relative à la facturation électronique, pilotée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), prévoit que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, soient en mesure de :
Qu’est-ce que cela implique pour la gestion des notes de frais par l’entreprise (notes de restaurant, d’hôtel, de parking ou d’autoroute) ?
Jusqu’à présent, lorsqu’un salarié invite un client ou un fournisseur au restaurant, il règle l’addition, récupère la facture avec mention de la TVA, puis la transmet à son employeur sous forme de note de frais pour être remboursé. L’entreprise comptabilise la dépense et déclare la TVA déductible.
Avec la réforme de la facturation électronique, à partir du 1er septembre 2026, tout change dès lors que l’addition dépasse 150 euros HT.
Pour les dépenses inférieures à 150 € HT : rien ne change
Si la note de frais est inférieure à 150 euros HT, il n’y a pas d’obligation d’émettre une facture électronique normée. Un simple justificatif (comme un ticket de caisse ou une facturette) remis au salarié suffit.
Le salarié transmet le justificatif de sa dépense au service comptabilité de son employeur, comme il le fait aujourd’hui. L’entreprise destinataire pourra utiliser ce justificatif pour déclarer la TVA déductible.
Le fournisseur (restaurateur, hôtelier, parking, etc.) doit, de son coté, déclarer l’opération en e-reporting B2C.
Pour les dépenses supérieures ou égales à 150 € HT : les obligations évoluent
Si la note de frais est supérieure à 150 euros HT et qu’il s’inscrit dans un cadre professionnel entre deux entités françaises assujetties à la TVA, le fournisseur a l’obligation légale d’émettre une facture électronique B2B (e-invoicing).
Ce document n’est plus remis en main propre sur papier, au collaborateur qui bénéficie de la prestation. La facture transite directement de la solution de caisse du fournisseur (restaurateur, hôtelier, etc.) vers la Plateforme Agréée (PA) de l’entreprise.
La facture transmise électroniquement au nom de l’entreprise, doit comporter son numéro SIREN et son adresse de facturation électronique (ou celle de la Plateforme Agréée), afin de pouvoir être utilisée pour déclarer la TVA déductible.
.
