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Comment utiliser les outils no-code dans sa TPE PME : erreurs à éviter, bonnes pratiques et points de vigilance

Trois aspects essentiels à prendre en compte pour réussir avec le no-code

1 – La gouvernance du système d’information

L’un des aspects essentiels pour les petites et moyennes entreprises (PME) lors de l’adoption d’outils no-code est de maîtriser son système d’information. On parle en informatique de gouvernance des systèmes d’information. Si ce terme peut sembler intimidant, il recouvre en réalité beaucoup de bon sens (et un peu de formation). Surtout, il est d’une importance majeure, pour le bon fonctionnement de l’entreprise, même pour les TPE.

La bonne gouvernance, peut sembler complexe, mais elle est essentielle pour éviter des problèmes à long terme. Elle implique plusieurs aspects.

Maîtriser le développement des solutions

La facilité de développement offerte par le no-code ne doit pas conduire à multiplier les applications dans tous les sens. Il convient de aussi de s’assurer que les applications développées sont correctement utilisées.

Il est essentiel qu’une personne au sein de l’entreprise ait une vision de l’ensemble des outils utilisés (en informatique on parle d' »architecte »), de ce qu’ils font, des données qu’ils manipulent…et qu’il soit systématiquement consulté avant le développement ou l’adoption d’un nouvel outil de façon à éviter la prolifération des outils ou les problèmes de communication entre eux.

Bien gérer les données utilisées

Les données doivent utiliser des formats standards pour pouvoir être échangées en interne entre les applications et avec l’extérieur avec ses partenaires (en informatique on parle d’interopérabilité).

Leur gestion doit aussi être conforme aux exigences de sécurité ainsi qu’aux obligations en matière de gestion des données personnelles. La gestion des données de l’entreprise nécessite également qu’une personne de l’entreprise s’assure que tout est conforme.

Se prémunir contre une dépendance excessive vis-à-vis des solutions no-code utilisées

Le fournisseur de la solution peut modifier sa politique d’accès ou de tarification, le cadre légal peut évoluer, etc. Ces changements peuvent vous conduire à devoir changer de solution no-code pour une autre solution plus adaptée (on parle aussi de migration de l’application). Dans cette éventualité, il est impératif de s’assurer de la capacité de votre fournisseur à vous livrer vos données pour que vous puissiez les transférer dans vote nouvel outil.

Globalement, tous les outils mentionnés dans le panorama des outils no code réalisé dans l’article précédent permettent d’exporter vos données, et de les ré-utiliser dans un autre outil no-code, si vous décidez d’en changer.

Mais il vous faudra tout de même reconstruire ce que vous aviez mis en place. C’est tout à fait normal lorsqu’on commence à avoir besoin d’une solution plus robuste : l’essentiel est que vous résolviez vos principaux problèmes, et que vous gagniez en temps et en efficience au final ! Mais il faut vraiment faire attention à ne pas changer d’outil trop fréquemment. Cela ne doit pas être fait à la légère et bien être justifié par de vraies raisons.

2 – Sécurité des données et respect du RGPD

Globalement, les outils no-code les plus connus sont performants en matière de sécurité, qui fait partie de leur cœur de métier.

En revanche, beaucoup d’outils étant américains ou hébergés sur le territoire américain, cela oblige à se poser certaines questions, en raison des obligations qui pèsent en Europe en matière de gestion des données personnelles dans le cadre du RGPD.

Dans beaucoup de structures (même des grandes entreprises ou certaines institutions publiques), cela ne pose pas de problème particulier tant qu’il s’agit de données publiques, ou de données à caractère personnel (nom, prénom, adresse, etc.).

En revanche, dès qu’il s’agit de données à caractère sensible (orientation politique, sexuelle, etc.) ou de données de santé, il vous faudra clairement vous tourner vers des outils européens hébergés en Europe, tels que Ksaar ou Timetonic.

Dans tous les cas, si vous manipulez des données personnelles (ce qui est vraisemblablement le cas), il est impératif de s’assurer de la conformité du projet au cadre posé par le RGPD.

3 – Automatisation et optimisation

L’automatisation des tâches est l’un des avantages majeurs des outils no-code. Pour les TPE PME, il est essentiel de comprendre que l’automatisation peut considérablement améliorer l’efficacité et réduire les tâches manuelles répétitives, de type copié-collé.

Attention, cependant de ne pas tomber dans le piège de l’automatisation excessive. Les TPE PME doivent prendre le temps d’analyser leurs processus et d’identifier les domaines où l’automatisation peut réellement apporter une valeur ajoutée. Trop d’automatisation peut rendre les processus trop complexes et difficiles à gérer.

Un principe central est d’appliquer la simplicité en tant que principe essentiel de ce que vous construisez. Mieux vaut une solution basique, robuste et compréhensible par vous, qui répond bien au besoin, plutôt qu’un système trop sophistiqué avec plein d’interconnexions mal maîtrisées, qui risque de ne plus fonctionner au moindre aléa et où vous n’osez plus rien toucher.

Cherchez les points à optimiser dont l’automatisation va répondre à 80 % du problème en n’exigeant pas plus de 20 % d’effort. Quitte à gérer à la main les parties moins chronophages, ou plus complexes à automatiser. Ce sera déjà un bon début !

Pour mesurer la puissance de l’automatisation, prenez 1 minute pour consulter ce tableau, puis gardez le en tête (ou affichez-le quelque part dans votre bureau !)

Source: https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/numerisation-des-processus/comment-utiliser-les-outils

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