Un risque d’erreurs moins important
Une note de frais papier sur 5 comporte une à plusieurs erreurs estime l’étude GBTA. Il peut s’agir :
- d’erreurs de saisie ou de retranscription sur les logiciels de gestion et de comptabilité ;
- d’oublis concernant la TVA récupérable ;
- de pertes de justificatifs des notes de frais.
Autant d’erreurs qui sont synonymes de pertes de temps puisqu’elles nécessitent une correction.
Avec la dématérialisation des notes de frais, la plupart de ces erreurs peuvent être évitées. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), le salarié n’a plus besoin de saisir manuellement ses notes de frais. Le système OCR lui permet simplement de scanner son justificatif au format papier pour le dématérialiser sans erreur.
De même, la gestion numérique des notes de frais réduit considérablement le risque de détérioration qui pèse sur les documents établis au format papier.
Une procédure plus simple et plus rapide
Les notes de frais dématérialisées sont toutes stockées sur un espace en ligne unique. Les différents services de votre entreprise (financier, ressources humaines, etc.) peuvent ainsi accéder facilement aux justificatifs apportés par vos salariés et à leurs notes de frais.
De même, vous assurez une meilleure conformité en cas de contrôle fiscal ou de contrôle Urssaf grâce à la dématérialisation. En effet, vous pouvez leur présenter les justificatifs demandés facilement et rapidement.
Et la centralisation des données relatives aux frais engagés par les salariés vous permet aussi d’opérer un meilleur contrôle des dépenses professionnelles pour optimiser vos budgets.
Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais
Plusieurs logiciels de gestion des notes de frais coexistent sur le marché. A coté des logiciels spécialisés, il est souvent possible d’utiliser l’outil de votre expert-comptable pour dématérialiser vos notes de frais.
La plupart offrent des fonctionnalités indispensables pour réduire le risque d’erreurs de saisie. En effet, ces outils guident le salarié afin qu’il renseigne correctement chaque donnée (nature de la dépense, taux de TVA, etc.). Ils facilitent ainsi la saisie des notes de frais des employés.
Certains outils permettent aussi de prendre en photo les justificatifs de paiement pour les associer à chaque dépense professionnelle réalisée et faciliter la tâche du service comptable.
En utilisant un logiciel, vous rendrez votre gestion des notes de frais plus performante. En cas d’erreur ou d’anomalie, certains logiciel facilitent la détection du problème et la mettent en évidence afin de la corriger au plus vite.
Utiliser des cartes de paiement professionnelles
Une autre solution permet d’automatiser la gestion des notes de frais, du paiement de la dépense à sa comptabilisation : la carte de paiement professionnelle.
Toutes les dépenses réalisées avec cette carte sont directement déversées dans le logiciel comptable de l’entreprise sous forme d’écritures comptables que le comptable lui-même n’a pas besoin de ressaisir.
Grâce à cette carte accessible après souscription d’un compte professionnel, le collaborateur qui en fait usage n’a plus besoin d’avancer ses frais professionnels puisqu’il utilise les fonds de l’entreprise. Bien sûr, vous gardez un contrôle total sur les dépenses professionnelles engagées par vos salariés.
En souscrivant un compte professionnel, vous pouvez ainsi attribuer une carte professionnelle à vos salariés et :
- gérer le budget alloué à chaque collaborateur ;
- définir un plafond de dépense pour chaque carte ;
- visualiser vos dépenses en temps réel pour réagir en conséquence.
Il s’agit d’une solution très intéressante pour optimiser le pilotage de vos dépenses et la gestion des budgets de chaque service.
En résumé
Vous l’avez compris, la dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages, à la fois pour votre entreprise et pour vos collaborateurs. Pour en faire bon usage, il faudra toutefois vous assurer que l’archivage soit sécurisé, que chaque document numérique soit identique à l’original et que le processus respecte l’intégrité des documents en cas de contrôle.
En savoir plus
Fiche pratique réalisée par Qonto, Activateur France Num. Qonto, spécialiste de la gestion financière et administrative des TPE / PME et des indépendants, automatise la gestion du financement, de la comptabilité et des dépenses.
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