Diriger un restaurant implique de s’attaquer à une multitude de défis. Parmi eux, la gestion des encaissements, longtemps considérée comme une contrainte et un coût par les restaurateurs, a pris une importance croissante dans la gestion des établissements. Le paiement est désormais un outil central de la numérisation de votre restaurant. Une fois connectée à votre logiciel de caisse, votre solution d’encaissement vous permettra de gagner un temps précieux, de mieux gérer votre activité et d’améliorer le service rendu à vos clients.
Ce dossier dresse un panorama des différentes solutions d’encaissement à déployer pour améliorer la gestion de votre restaurant.
Le logiciel de caisse : pivot de l’encaissement
Optez pour un logiciel de caisse certifié
Le logiciel de caisse est au cœur de la gestion du restaurant. Il permet de gérer les tables, les commandes, les employés, les clients, etc… et la facturation et les paiements.
C’est pourquoi il est essentiel de s’assurer que votre logiciel de caisse est certifié. Il s’agit d’une obligation légale. En effet, depuis le 1er janvier 2018, une nouvelle réglementation impose aux commerçants utilisant une caisse enregistreuse, un logiciel de gestion de caisse ou un système de caisse complet, de se munir d’un certificat de conformité. Ce certificat doit être délivré soit par l’éditeur du système utilisé, soit par une entité accréditée.
Toutes les certifications disponibles sur le marché ne sont pas nécessairement reconnues par l’État. Pour être en conformité avec la loi de finances en vigueur depuis le 1er janvier 2018, les certificats de conformité doivent répondre à des normes spécifiques. Parmi les certifications reconnues, on trouve :
1. La norme NF525, qui est délivrée par l’Association Française de Normalisation (AFNOR).
2. La certification des systèmes de caisse délivrée par le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE).
Pour en savoir plus :
Optimisez l’intégration de vos solutions de paiement avec votre logiciel de caisse
De plus en plus d’établissements utilisent des tablettes pour faciliter et accélérer la prise de commande en salle et transmettre les données en cuisine. Le recours à ces PAD de commande, appelés aussi télécommande pour serveur, permettent d’enregistrer les commandes dans le logiciel de caisse et de les transmettre en cuisine. Les PAD de commande contribuent à une meilleure gestion de l’activité de votre restaurant.
En revanche, la majorité des restaurants s’appuient encore, pour le paiement, sur des terminaux de paiement électroniques bancaires classiques. Cette approche, qui a fait ses preuves, correspond de moins en moins aux attentes des clients qui expriment leur volonté de bénéficier de modes de commande et de paiement plus rapides ou offrant plus d’autonomie.
Ainsi, selon une étude réalisée en février 2024 par OpinionWay pour Lyf, 1 Français sur 2 (50 %) déclare connaître et utiliser la commande et le paiement à table au restaurant et 55 % envisagent d’y avoir recours à l’avenir.
La mise en place de ces nouveaux modes d’encaissement facilite la gestion de votre activité tout en répondant aux besoins de vos clients. Elle exige en revanche d’adopter un système d’encaissement moderne.
Quels modes d’encaissement choisir pour son activité de restaurateur ?
Une solution de paiement intégrée au logiciel de caisse
Certains logiciels de caisse ont développé leur propre solution de paiement. L’avantage de choisir un paiement intégré est que le paiement communique parfaitement avec la caisse. Le montant est envoyé directement sur le terminal et toutes les données sont synchronisées. Cela évite notamment les erreurs de caisse lors de la clôture.
L’inconvénient de ces offres intégrées c’est que vous êtes contraints d’utiliser les outils de paiement de la caisse qui sont souvent plus onéreux et n’offrent pas toujours les fonctionnalités d’encaissement existantes sur le marché.
Par exemple, certains logiciels de caisse n’intègrent pas par défaut de solution de paiement par QR-code. Si vous souhaitez mettre en place un système de paiement à table, il vous faudra sélectionner un prestataire capable de s’intégrer harmonieusement avec votre logiciel de caisse. Ce dernier doit pouvoir gérer efficacement l’ouverture et la fermeture des tables, assurant ainsi un suivi fluide et précis de chaque transaction, tout en offrant une expérience utilisateur optimisée tant pour le personnel que pour les clients.
Parmi les logiciels de caisse offrant des solutions d’encaissement intégrées on peut par exemple citer L’Addition, LightSpeed ou SumUp.
Un terminal de paiement intelligent
Plutôt que d’utiliser un PAD de commande, pour saisir les commandes des clients et un terminal de paiement bancaire classique pour les encaissements, il peut être judicieux d’opter pour un terminal tout-en-un dît intelligent conçu pour les professionnels de la restauration.
Ces nouveaux terminaux qui fonctionnent avec le système d’exploitation Android connectés au logiciel de caisse :
- Offrent toutes les fonctionnalités d’un PAD de commande ;
- Intègrent aussi la gestion des encaissements.
Cette intégration permet de disposer de fonctions avancées pour le paiement.
Gestion des pourboires
Un écran s’affiche lors du paiement invitant le client à laisser un pourboire lors de son paiement par carte. Les montants des pourboires collectés sont ensuite accessibles en fin de service dans l’historique.
Cette option, très utile, facilite la gestion des pourboires, pour les affecter aux serveuses et serveurs et bien gérer ses déclarations dans le cadre de l’exonération des cotisations et contributions sociales, dont bénéficient les pourboires.
Pour en savoir plus, lisez la fiche pratique :
Avis clients
Immédiatement après avoir réglé l’addition, le client voit s’afficher sur l’écran du terminal de paiement un message lui proposant de noter la prestation et de laisser un avis. S’il accepte, il reçoit un message par email ou SMS lui permettant d’évaluer son expérience.
Recourir à cette fonctionnalité facilite la collecte des avis clients au profit de votre image de marque, de votre relation client et de la qualité de votre offre.
Consultez notre dossier :
Dématérialisation du ticket de caisse
Pour répondre aux nouvelles législations en vigueur, certaines solutions proposent également la dématérialisation du ticket de caisse. Les clients reçoivent leur facture sous forme électronique, ce qui réduit la consommation de papier, facilite la gestion administrative pour les restaurateurs et peut vous aider à mieux connaître vos clients.
Découvrez notre dossier :
Gestion des serveurs
Particulièrement utiles dans les grandes brasserie et restaurants, les nouveaux terminaux de paiement intelligent permettent, d’affecter des identifiants à chaque serveur afin de leur attribuer les encaissements et de mieux suivre leur activité.
Programmes de fidélité
Les moments de paiement sont parfaits pour encourager les clients à rejoindre des programmes de fidélité. Avec des intégrations directes dans les systèmes de paiement des acteurs comme Hey Pongo et ZeroSix facilitent la création de compte l’enrôlement des clients en vue de les fidéliser.
Le paiement autonome à table par QR code
De nouvelles solutions se spécialisées sur le créneau du paiement autonome (self-payment) qui permet aux clients de payer directement la note avec leur smartphone, sans faire appel à un serveur, en scannant un QR code disposé sur la table.
Les QR codes sur les tables simplifient le processus de commande et de paiement, contribuant à réduire l’attente et à améliorer la rotation des tables. Cela libère du temps pour les serveuses et serveurs qui sont plus disponibles pour être à l’écoute des clients ou effectuer d’autres tâches.
Attention, de ne pas déshumaniser la relation. Et gardez en tête que ce mode d’encaissement par QR code ne convient pas à tous les clients. Vous devrez donc quoiqu’il arrive proposer en même temps la possibilité d’encaisser via un terminal de paiement.
Pensez aussi à bien vérifier et négocier les frais associés à ce type d’encaissement qui sont souvent plus élevés que ceux liés à l’encaissement via un terminal de paiement.
Les restaurateurs doivent enfin être vigilants face aux risques de fraude. Ainsi certains clients malhonnêtes peuvent profiter de ce système pour essayer ne pas régler l’addition. Ils pourront par exemple prétendre avoir payer sur via le QR code alors qu’ils ne l’auront pas fait.
Parmi les solutions offrant le paiement à table par QR code on peut par exemple citer Sunday, Dood, ObyPay ou SmileIn.
Pour en savoir plus sur la commande à table, lisez notre dossier :
Les bornes de commande
Les bornes de commande en libre-service conviennent parfaitement à la restauration rapide et à emporter. Ce type d’encaissement en libre-service, autrefois l’apanage de grandes chaînes comme McDonald’s, s’est relativement démocratisé. Elles contribuent à réduire le temps d’attente des clients et la charge de travail du personnel.
Avec les bornes de commande, vous pouvez augmenter votre volume de commandes, en particulier lors des périodes de forte activité, entre 12h et 14h et 19h et 21h. Ce type d’encaissement convient donc parfaitement à la restauration rapide et à emporter.
Néanmoins, les bornes de commandes restent encore un peu onéreuses, notamment en raison du coût de leur entretien. Par ailleurs, leur installation exige de disposer d’espaces suffisant en salle. Pensez donc à bien anticiper tous les coûts liés et à organiser l’espace de façon à ce que les bornes ne nuisent pas au confort des clients installés en salle.
Des solutions comme Tabesto ou Belorder offrent la possibilité à des petites chaînes de restaurants de bénéficier de ces solutions.
Le paiement en ligne dans le cadre de la vente à emporter (click and collect)
Si le click and collect dans la restauration est largement dominé par des acteurs comme Deliveroo et Uber Eats, il peut être intéressant de proposer en direct une option de vente à emporter afin de s’affranchir des frais qu’ils facturent.
Vous pouvez mettre en place une page de paiement sur le site de votre restaurant pour permettre à vos clients de commander et régler les commandes à emporter. Des solutions françaises telles que Paygreen, PayZen ou Yavin facilitent cette intégration. Vos clients peuvent ainsi facilement choisir leur mode de paiement et notamment utiliser leur carte ticket restaurant.
Comme pour les bornes de commandes, la vente à emporter va augmenter votre volume de commandes et vous permettre de maximiser votre chiffre d’affaires en période de forte activité, le midi et le soir.
Attention ! Mettre en place la vente à emporter demande une organisation rigoureuse pour gérer à la fois les commandes en physique et celles à distance. Et ce type d’activité, s’il convient parfaitement à la restauration rapide, peut dégrader l’expérience de vos clients en salle pour la restauration plus traditionnelle. Lisez à ce sujet notre dossier :
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