Charte informatique : un outil indispensable pour encadrer les usages numériques dans une TPE PME
Adopter une charte adaptée à la taille et aux besoins de l’entreprise
Pour une TPE PME, l’objectif n’est pas nécessairement de produire un document long et juridique. Une charte utile doit surtout être compréhensible, adaptée à l’activité de l’entreprise, aux outils et usages réels et aux risques auxquels elles est exposée.
Son contenu doit être régulièrement mise à jour.
Plusieurs thèmes peuvent notamment être abordés :
- les équipements professionnels : ordinateurs, smartphones, tablettes, clés USB ou autres équipements ;
- les comptes et mots de passe : règles d’authentification, confidentialité des identifiants et utilisation de l’authentification multifacteur lorsqu’elle est disponible ;
- la messagerie et Internet : règles d’utilisation, vigilance face aux pièces jointes et aux liens reçus ;
- les logiciels et services en ligne : installation de logiciels, utilisation de services non validés par l’entreprise ou création de comptes professionnels ;
- les données de l’entreprise : règles de stockage, partage, sauvegarde et transmission des informations sensibles ;
- le télétravail et les équipements personnels, lorsque ces usages sont autorisés ;
- le signalement des incidents : comportement à adopter en cas de perte d’un équipement, de message suspect, de compte compromis ou d’autre incident de sécurité ;
- les usages de l’intelligence artificielle, lorsque les collaborateurs utilisent des outils d’IA générative ou d’autres systèmes d’IA.
La charte peut ainsi devenir un outil de gouvernance des usages numériques, plutôt qu’un simple règlement sur l’utilisation des ordinateurs.
Étendre la charte informatique à l’intelligence artificielle
L’arrivée de l’intelligence artificielle (IA) et en particulier des outils d’IA générative modifie les usages numériques dans les entreprises. Un salarié peut désormais utiliser un assistant conversationnel pour rédiger un courriel, résumer un document, analyser des informations, produire du contenu ou préparer une présentation.
Ces nouveaux usages créent de nouvelles questions pour l’entreprise : quelles informations peut-on transmettre à un outil d’IA ? Quels outils sont autorisés ? Qui doit vérifier les résultats produits ? Peut-on utiliser l’IA pour traiter des données personnelles ou des informations confidentielles ?
Une règle simple peut par exemple préciser que les salariés ne doivent pas transmettre à un service d’IA des informations confidentielles, des données personnelles ou des informations stratégiques de l’entreprise sans avoir vérifié que l’outil et son utilisation sont autorisés.
La charte peut également rappeler que les résultats produits par une IA doivent être vérifiés avant leur utilisation professionnelle. L’outil ne remplace pas la responsabilité du salarié qui utilise ou diffuse le résultat.
Ces questions ont tout intérêt à être intégrées directement dans la charte informatique existante plutôt que de créer nécessairement un document séparé.
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