Facturation électronique : mettre à jour ses fichiers clients et fournisseurs au préalable s’impose
Êtes vous prêt pour la facturation électronique, obligatoire le 1er septembre 2026 ?
Le 1er septembre 2026 la réception de factures électroniques devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Si vous êtes artisan, commerçant, prestataire de services ou dirigeant d’une petite structure, vous êtes directement concerné.
Pour être prête, l’entreprise doit avoir choisi une plateforme agréée (ou une solution compatible). C’est via cette solution que transiteront les factures dorénavant. Mais derrière la question du choix de la solution, se profile une autre obligation, moins médiatisée mais tout aussi cruciale : la qualité de vos données clients et fournisseurs.
Un numéro SIRET mal renseigné, un doublon dans votre carnet d’adresses, une adresse périmée… et votre facture sera rejetée automatiquement, faute d’être conforme, sans que vous ne puissiez rien faire. Pour vous assurer que vos données sont exactes, il est indispensable de procéder à la vérification et à la mise à jour de vos fichiers clients et fournisseurs.
Cette fiche pratique, rédigée par Tiime, référencé Activateur France Num, vous explique pourquoi, et surtout comment, lancer concrètement ce chantier de nettoyage des données afin d’être fin prêt pour l’entrée en vigueur de la réforme.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Une obligation pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026
La facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France va progressivement devenir obligatoire. Toutes les entreprises, y compris les PME et TPE, devront donc à terme être en mesure de recevoir et d’émettre des factures au format électronique :
- à partir du 1er septembre 2026 toutes les entreprises seront tenues de recevoir les factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
- à partir du 1er septembre 2027 les TPE et les PME sont dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
Une facture désormais transmise via une plateforme agréée
La facture électronique, ce n’est pas un simple fichier PDF envoyé par e-mail. Finis les simples fichiers PDF envoyés par messagerie : la transition impose désormais des formats de données standardisés et le recours à des plateformes agréées (PA) de facturation électronique, certifiées par l’État.
Concrètement, chaque facture entre professionnels assujettis à la TVA devra transiter par l’une de ces plateformes agréées (PA), qui vérifient automatiquement la conformité technique et réglementaire des données avant transmission. Faute d’être conforme, une facture électronique sera « rejetée ». La facture, bloquée par la plateforme, ne sera pas transmise au client, qui ne pourra pas la régler.
Pourquoi la qualité des fichiers clients et fournisseurs est-elle si importante ?
Produire une facture conforme, cohérente avec les données de l’administration
Dans le système de facturation électronique, les factures ne transitent plus via une simple adresse e-mail. Elles passent par des plateformes agréées (PA) qui identifient le destinataire grâce à son numéro SIREN ou SIRET, en s’appuyant sur un référentiel officiel géré par l’administration : l’annuaire de la facturation électronique.
Cet annuaire référence les structures privées en activité, assujetties à la TVA en France. Chaque entreprise peut choisir, via l’annuaire, de recevoir ses factures :
- via son numéro SIREN et voir toutes les factures arriver au même endroit ;
- ou via son numéro SIRET et alors c’est chaque établissement qui reçoit les factures qui le concernent.
C’est la plateforme agréée (PA) choisie par l’entreprise qui procède à la mise à jour de cet annuaire (l’entreprise n’y a pas accès directement en édition).
Conséquence : si une donnée est manquante ou erronée dans vos fichiers, le système central de l’administration ou la plateforme agréée rejettera automatiquement votre facture.
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