Comment améliorer la gestion électronique des documents (GED) de sa TPE PME avec l’intelligence artificielle ?
Factures, devis, contrats ou documents administratifs, les TPE PME doivent gérer un nombre croissants de documents dématérialisés. L’adoption d’une solution de gestion électronique des documents (GED) s’impose de plus en plus comme un outil incontournable pour bien s’organiser et gagner du temps.
L’intégration de l’intelligence artificielle dans ces outils qui permet d’automatiser certaines tâches et de faciliter leur exploitation, offre de nouvelles perspectives pour gagner en efficacité.
Découvrez dans ce dossier, rédigé par Deltic, référencé Activateur France Num, comment l’intelligence artificielle améliore les performances de la GED et aide les TPE et PME à gagner du temps.
Le traitement manuel des documents : une source d’inefficacité pour les TPE et PME
Dans les TPE et PME, une part importante du temps administratif est encore consacrée au traitement manuel des documents : factures, devis, contrats, bons de commande ou documents RH doivent être réceptionnés, classés, vérifiés, transmis et retrouvés régulièrement. Un employé consacre ainsi en moyenne près de 2 heures par jour à rechercher des documents, soit environ 10 heures par semaine, selon une étude McKinsey citée par ELO Digital.
L’organisation des documents, souvent répartis entre plusieurs supports, papier et électronique, gérés dans des outils variés, e-mails, dossiers partagés ou outils métiers, est une charge importante, qui fait perdre un temps précieux aux entreprises, complique l’accès à l’information et ralentit leur traitement :
- les documents sont dispersés, rendant leur consultation et leur suivi complexes ;
- le classement et l’indexation reposent largement sur des actions manuelles et répétitives chronophages (copie d’informations, renommage, contrôles) ;
- l’accès aux documents peut prendre du temps, ce qui peut être compliqué en cas d’urgence (paiement, litige, demande d’un client ou d’une administration) ;
- les circuits de validation manquent parfois de traçabilité, avec des documents qui circulent par e-mail ou en plusieurs versions, parfois même aux mauvaises personnes.
Ces difficultés pèsent sur l’organisation quotidienne des entreprises et mobilisent du temps qui pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pourquoi adopter une solution de gestion électronique des documents (GED) intégrant l’intelligence artificielle (IA) ?
La gestion électronique des documents (GED) : une solution pour mieux gérer les documents de l’entreprise
La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution numérique qui permet de dématérialiser, organiser, stocker et partager des documents de manière sécurisée. En centralisant les documents sur une plateforme, elle facilite l’accès aux informations, améliore la collaboration et automatise certaines tâches administratives.
Une GED répond 3 objectifs principaux :
- Centraliser l’information : garantir que tous les documents sont accessibles au bon moment et par les bonnes personnes ;
- Sécuriser les données : protéger les documents contre la perte, l’altération ou les accès non autorisés ;
- Optimiser les processus : automatiser la gestion des documents pour réduire les tâches répétitives et améliorer la productivité.
Pour en savoir plus sur la GED, consultez le dossier :
Des possibilités d’automatisation du traitement des documents qui progressent avec l’IA
Ce type de solution, déjà largement éprouvé par de nombreuses TPE PME, intègre depuis longtemps des fonctions d’automatisation fondées sur des règles prédéfinies :
Le déploiement de l’intelligence artificielle, qui enrichie ces fonctionnalités existantes, apporte aussi de nouvelles possibilités :
- apprentissage automatique (machine learning) pour apprendre des habitudes de traitement des documents au sein des entreprises ;
- intelligence artificielle générative, capable de reformuler, résumer ou synthétiser des informations issues des documents, en utilisant notamment la génération à enrichissement contextuel (ou RAG pour retrieval-augmented generation) qui permet d’améliorer les réponses de l’IA générative en ne s’appuyant que sur la seule exploitation des documents de l’entreprise ;
- automatisation et optimisation des processus pour exécuter des tâches et processus métier comme la saisie de données ou la prise de décision automatisée ;
- agents conversationnels et assistants virtuels capables d’intervenir dans les workflows documentaires pour réaliser des tâches répétitives (préparation d’une synthèse pour validation, détection d’un dépassement de seuil, signalement d’une incohérence ou orientation automatique vers le bon circuit de traitement).
L’intelligence artificielle est en mesure de s’adapter à des formats variés et à des documents hétérogènes. Elle améliore progressivement la fiabilité des traitements à partir des documents analysés.
L’équation entre automatisation et augmentation de la productivité des employés a été validée par une recherche menée récemment par Stanford et le MIT. Rapportée par CNBC, elle suggère un accroissement de 14 % de la productivité suite à l’implémentation d’outils d’intelligence artificielle.
Ces différentes technologies qui permettent d’extraire des informations, d’analyser le contenu d’un document et d’améliorer progressivement la précision des traitements, s’avèrent particulièrement efficaces pour automatiser et améliorer le traitement des documents, leur organisation et leur exploitation.
Gestion électronique des documents (GED) et IA : des performances étendues
L’intégration de l’intelligence artificielle dans une GED contribue à simplifier le quotidien administratif des PME et petites entreprises, grâce à des documents dématérialisés mieux organisés et plus faciles à exploiter. L’intelligence artificielle offre de nombreux avantages : gains de temps, réduction des erreurs, meilleure traçabilité et recherche facilitée.
Amélioration de la numérisation
Dans une démarche de dématérialisation, les documents papiers, d’abord numérisés au format image, doivent être convertis en données exploitables. L’intelligence artificielle permet d’aller au-delà de la simple reconnaissance de caractères (OCR). Elle est capable d’analyser structure et le contexte du document afin d’améliorer la lisibilité et la fiabilité de la version numérisée. Elle peut ainsi exploiter des documents de mauvaise qualité ou présentant des mises en page complexes.
Par exemple, une PME du BTP qui reçoit chaque mois plusieurs centaines de bons de commande, factures et devis peut automatiser leur classement dès réception. L’IA reconnaît le type de document, extrait le nom du fournisseur, le montant et la date, et classe le fichier sans intervention humaine.
Les entreprises qui adoptent ce type de technologie constatent, selon Docuware, une réduction qui peut aller jusqu’à 95 % du temps consacré à la capture et à la saisie des informations, avec un taux d’erreur très faible.
Auto-indexation et classement instantanés avancés
Une GED intégrant de l’intelligence artificielle peut analyser le contenu des documents dématérialisés pour leur attribuer automatiquement des métadonnées pertinentes (type de document, dates, références, tiers).
L’IA apprend rapidement et permet, dès les premiers traitements, de réaliser une indexation et un classement automatique fiables. Le document est ainsi immédiatement exploitable et accessible par les équipes.
Cela facilite l’organisation des documents et limite les actions manuelles de rangement.
Lancement automatique des workflows
L’intelligence artificielle peut déclencher automatiquement des circuits de traitement adaptés au contenu du document : validation, contrôle, transmission ou archivage.
L’apport de l’IA réside dans sa capacité à analyser le contexte. Elle peut, par exemple :
- détecter un dépassement de seuil de validation ;
- identifier un fournisseur inhabituel ;
- signaler une incohérence dans un montant ;
- orienter automatiquement le document vers le bon responsable.
Les entreprises peuvent après automatisation de l’extraction et du routage documentaire réduire de façon très importante les cycles de validation.
Cette automatisation améliore la fluidité des processus et réduit les délais liés aux échanges manuels.
Vérification et détection automatique des erreurs
Dans une GED, l’intelligence artificielle peut repérer des incohérences ou des informations manquantes dans les documents dématérialisés.
Elle compare les données extraites, identifie les écarts inhabituels et alerte les équipes avant validation. Cette capacité de contrôle automatique renforce la fiabilité des traitements et limite les erreurs liées aux ressaisies ou aux oublis.
Détection automatique des documents nécessitant un archivage à valeur probante
Certains documents doivent être conservés avec un archivage légal selon des règles spécifiques.
L’intelligence artificielle peut identifier ces documents en fonction de leur nature ou de leur contenu et les orienter automatiquement vers l’archivage dans des conditions adaptées, en cohérence avec les obligations réglementaires.
Interrogation de la base documentaire via un assistant conversationnel
L’accès à l’information est un enjeu clé de la dématérialisation. Des assistants conversationnels peuvent faciliter l’interrogation de la base documentaire afin de retrouver un document ou une information sans navigation complexe.
Grâce aux mécanismes de recherche avancée et, dans certains cas, aux approches de type RAG, l’assistant peut formuler une réponse synthétique à partir des documents enregistrés dans la GED.
Par exemple, un dirigeant de PME peut interroger son assistant documentaire en langage naturel : » Quel est le contrat en vigueur avec le fournisseur X ? » ou » Quelle est la date d’échéance de notre assurance ? « . L’IA retrouve et synthétise l’information en quelques secondes, sans avoir à naviguer dans des arborescences de dossiers
Comment démarrer quand on est une petite entreprise ?
Pour une TPE ou une PME, l’intégration de l’intelligence artificielle dans une démarche de dématérialisation doit rester progressive et pragmatique. L’objectif est de cibler en priorité les usages les plus utiles.
Identifier les tâches les plus chronophages
Il s’agit de repérer les opérations documentaires qui mobilisent le plus de temps : classement, saisie d’informations, recherche de documents, validations ou relances.
Cette analyse permet d’identifier les goulots d’étranglement et de prioriser les cas d’usage offrant un retour sur investissement rapide.
Commencer par un périmètre simple
Démarrer par un type de document ou un processus précis permet de tester les usages de l’intelligence artificielle sans complexifier l’organisation existante. Par exemple, automatiser d’abord le traitement des factures fournisseurs ou l’indexation des contrats permet d’obtenir des résultats rapides et mesurables.
Avancer progressivement avec les équipes
L’adhésion des utilisateurs est essentielle. Informer, accompagner et former les équipes facilite l’appropriation des nouveaux usages et favorise une adoption durable. L’intelligence artificielle doit être perçue comme un outil d’aide, et non comme un remplacement des compétences internes.
Les entreprises qui impliquent leurs équipes dès le départ dans le déploiement d’une GED augmentent l’engagement de 25 % et la productivité de 18 %, selon Open Bee. L’entreprise cite l’exemple d’une PME du BTP de 25 salariés qui a réussi son déploiement en commençant par une réunion de présentation aux utilisateurs terrain, en montrant concrètement comment l’IA allait trier et classer les documents administratifs (et non pas remplacer les collaborateurs). L’adoption de la solution a été s’est fait de façon naturelle, sans rejet
Exemples de solutions de gestion électronique des documents intégrant l’intelligence artificielle
Il existe aujourd’hui plusieurs solutions de gestion électronique des documents intégrant des fonctionnalités d’intelligence artificielle. Ces solutions reposent sur des principes communs d’intelligence artificielle appliquée aux documents :
- extraction automatique de données ;
- indexation intelligente, automatisation des workflows ;
- et amélioration continue des traitements.
Elles s’adressent à des profils d’entreprises différents et proposent des usages proches, avec des niveaux d’approfondissement variables selon la taille et la complexité des organisations :
- Zeendoc [référencé Activateur France Num] : solution de GED française dédiée aux TPE PME, Zeendoc permet de centraliser, classer et retrouver facilement les documents. Elle intègre des technologies d’OCR et d’automatisation pour extraire automatiquement les données (factures, pièces comptables) et alimenter les outils métiers. L’IA y contribue surtout via l’indexation intelligente, la recherche rapide et l’automatisation des workflows documentaires.
- Open Bee [référencé Activateur France Num] : GED collaborative enrichie par des technologies d’intelligence documentaire orentée PME et ETI. L’IA y permet la classification automatique, l’extraction de données et désormais l’analyse sémantique ou la synthèse de contenus via des agents intelligents. Open Bee transforme la GED en assistant documentaire capable d’interpréter l’information et d’aider à la prise de décision.
- Yooz [référencé Activateur France Num] : solution de dématérialisation des factures fournisseurs adaptée aussi bien aux TPE PME qu’aux ETI, avec forte composante IA. Yooz utilise l’IA et le machine learning pour reconnaître automatiquement les documents, extraire les données et apprendre des habitudes utilisateurs. Résultat : une automatisation avancée du traitement comptable et une réduction significative des saisies manuelles.
- Docoon : plateforme de gestion et d’échange de documents (factures, courriers) orientée automatisation des flux, pour les PME et ETI. Elle intègre des technologies d’IA pour automatiser la capture, la reconnaissance et le traitement des documents entrants. L’IA permet notamment de fiabiliser les données, d’accélérer les traitements et de sécuriser les échanges documentaires.
- DocuWare : GED cloud orientée automatisation des processus et gestion de contenu d’entreprise pour les PME et ETI. Sa brique d’IA permet de reconnaître, classer et extraire automatiquement les données de documents structurés ou non (factures, contrats…). L’IA améliore fortement la productivité en réduisant les tâches manuelles et en automatisant les circuits de validation.
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