L’automatisation : une solution indispensable pour gagner du temps et mieux gérer sa TPE PME
Quelles tâches ou processus automatiser dans votre entreprise ?
Identifiez les processus répétitifs
Tout processus au cours duquel vous devez ressaisir manuellement plusieurs fois la même information à plusieurs endroits offre un potentiel d’automatisation.
Commencez par lister vos tâches quotidiennes et hebdomadaires qui suivent toujours le même schéma, et qui font l’objet de manipulations répétitives et à faible valeur ajoutée, de ressaisies, etc. :
- traitement des commandes ou demandes de devis ;
- gestion des candidatures ;
- suivi des stocks ;
- envoi de relances clients ;
- mise à jour de tableaux de bord ;
- sauvegarde et classement de documents ;
- génération automatique de documents.
Priorisez selon le gain potentiel
Calculez pour chaque processus :
- le temps actuellement consacré : fréquence × durée unitaire x nb de personnes concernées ;
- la complexité estimée de l’automatisation : simple, moyenne, complexe ;
- l’impact en cas d’erreur : faible, moyen, critique.
Privilégiez les processus à fort gain de temps, faible complexité et impact moyen en cas d’erreur.
Cette précision est importante, car parfois on peut avoir tendance à prioriser un processus dont les frictions sont plus visibles au quotidien, même si au final le temps perdu est moins important lorsqu’on fait l’effort de le quantifier.
Exemples d’automatisations pour les TPE-PME pour chaque fonction
Gestion de la relation client
- Gestion des nouveaux prospects : nouveau prospect → ajout automatique dans le CRM → envoi d’email de bienvenue.
- Gestion des commandes et de la facturation : commande reçue → génération de facture → envoi au client → notification à l’équipe → mise à jour du statut.
Ressources humaines
- Gestion de la réception des CV des candidats : candidature reçue → classement automatique → accusé de réception → notification RH.
- Gestion de l’arrivée d’un nouveau salarié : nouveau collaborateur → envoi des documents d’accueil en fonction de son poste → envoi d’un formulaire personnalisé pour collecter des informations spécifiques.
Communication
- Promotion de ses publications : nouvel article de blog → partage automatique sur les réseaux sociaux → création d’un brouillon d’article pour la newsletter
- Veille sur sa réputation en ligne : mention sur les réseaux → notification de l’équipe par e-mail → sauvegarde pour suivi
Administration
- Gestion des factures : facture reçue → extraction des données → saisie en comptabilité → classement numérique
- Production de rapports : fin de mois → génération automatique des rapports → envoi aux parties prenantes
Cinq bonnes pratiques pour automatiser avec succès ses tâches et processus
1. Commencez petit et simple
Votre première automatisation doit être simple et concerner un processus que vous maîtrisez parfaitement. Évitez de vouloir automatiser d’emblée un processus complexe avec de multiples exceptions.
2. Cartographiez vos processus avant d’automatiser
Prenez le temps de schématiser précisément votre processus actuel :
- Quelles sont toutes les étapes ?
- Quelles informations sont nécessaires à chaque étape ?
- Quelles sont les exceptions possibles ?
- Qui fait quoi et quand ?
Cette cartographie vous permettra d’identifier les points d’amélioration et de concevoir une automatisation vraiment utile.
Et le simple fait de prendre un papier et un stylo pour schématiser les étapes du processus qu’on veut optimiser vous aidera grandement, même si vous ne vous êtes jamais formé à cette compétence.
D’ailleurs, bien souvent, le fait de cartographier ses opérations internes permet de mettre à plat des zones d’inefficiences non-encore identifiées – et permet parfois même de les résoudre sans automatisations !
3. Testez avant de déployer
Commencez toujours par tester vos automatisations sur quelques cas réels avant de les activer complètement. Vérifiez que :
- les déclencheurs fonctionnent correctement ;
- les données sont transmises sans erreur ;
- les actions s’exécutent dans le bon ordre ;
- les notifications arrivent aux bonnes personnes.
4. Prévoyez la maintenance
Même si une automatisation robuste, une fois mise en place, fonctionnera généralement sans encombre dans la durée, il faut néanmoins prévoir un peu de temps pour s’assurer qu’elle fonctionne bien, qu’elle est à jour, et qu’elle puisse être reprise :
- Surveillez les échecs : certaines actions peuvent échouer temporairement ;
- Mettez à jour les règles : vos processus métier évoluent et exigent de revoir les règles posées ;
- Adaptez vos automatisations à vos nouveaux outils : les changements de logiciels ou la mise en place de nouvelles versions peuvent demander des évolutions (même si, dans la plupart des outils no-code, les changements de version sont transparents et gérés pour vous) ;
- Adoptez l’amélioration continue : faites évoluer vos automatisations et ajoutez de nouvelles fonctionnalités afin d’améliorer les performances ;
- Documentez : il est indispensable de maintenir une documentation claire pour avoir une vision de vos processus et que les automatisations puissent être prises en charge facilement par d’autres membres de l’équipe.
5. Formez les équipes
La formation est un levier très intéressant pour permettre aux salariés de tirer parti en autonomie du potentiel offert par les outils no-code. Mais le fait de permettre aux collaborateurs de réaliser des automatisations doit s’accompagner de la désignation d’un ou plusieurs référents en interne qui accompagnent les équipes et s’assurent de la pertinence et surtout de la cohérence des automatisations décidées.
Vos collaborateurs doivent savoir :
- Comment mettre en place eux-mêmes des automatisations simples (si votre politique interne est effectivement de leur donner de l’autonomie sur ça).
- Comment faire remonter efficacement les problèmes au référent (si les automatisations sont mises en place et gérées par un référent interne ou un prestataire externe).
- Quels processus sont automatisés et comment ils fonctionnent.
- Comment modifier les automatisations si nécessaire.
- Quels sont les réflexes à adopter avec les processus automatisés
Bien sûr, il est aussi possible de vous appuyer sur des prestataires, experts de l’automatisation, plutôt que sur les équipes internes pour déployer ce type de solution.
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