La gestion électronique de documents : l’outil indispensable pour sécuriser vos documents
Améliorer la collaboration et sécuriser les documents de l’entreprise
Selon le Baromètre France Num 2024, l’équipement en solutions favorisant la collaboration avec les employés, les fournisseurs et les clients progresse significativement : 56 % des TPE PME utilisent une plateforme d’échange de documents en ligne, soit une hausse de 11 points en un an. Ce chiffre montre la prise de conscience croissante de l’importance de cette problématique pour les petites et moyennes entreprises.
Celle-ci fait écho à une autre préoccupation majeure pour les TPE PME : la sécurité des documents. Ainsi, près d’une entreprise sur deux (49 %) redoute de perdre ses données de se faire pirater.
Face à ces défis, la Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose comme une solution incontournable. Elle permet de sécuriser les échanges, d’améliorer la collaboration et de garantir un accès rapide aux informations essentielles. Les bénéfices de la GED sont multiples, un outil simple à mettre en œuvre et essentiel à la transformation numérique des entreprises.
Qu’est-ce qu’une GED et à quoi sert-elle ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution numérique qui permet de dématérialiser, organiser, stocker et partager des documents de manière sécurisée. En centralisant les documents sur une plateforme, elle facilite l’accès aux informations, améliore la collaboration et automatise certaines tâches administratives.
Une GED répond 3 objectifs principaux
- Centraliser l’information : garantir que tous les documents sont accessibles au bon moment et par les bonnes personnes ;
- Sécuriser les données : protéger les documents contre la perte, l’altération ou les accès non autorisés ;
- Optimiser les processus : automatiser la gestion des documents pour réduire les tâches répétitives et améliorer la productivité.
Les caractéristiques essentielles d’une GED efficace
Pour répondre aux enjeux des entreprises, une solution de GED doit être :
- Accessible : disponible à tout moment et sur tout support (ordinateur, mobile, tablette) ;
- Sécurisée : garantir la confidentialité des documents et l’archivage dans un coffre-fort numérique le respect des réglementations en vigueur (RGPD, normes ISO, etc.) ;
- Organisée : permettre un classement logique, éventuellement automatisé, et une recherche rapide des informations ;
- Collaborative : offrir des outils de partage et de validation entre équipes et partenaires externes ;
- Automatisée : simplifier les workflows documentaires en intégrant des processus comme l’approbation et la signature électronique.
Quels types de documents peut-on gérer avec une GED ?
La GED permet de dématérialiser et de gérer tous les documents essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise, tels que :
- factures et les documents comptables ;
- contrats (clients, fournisseurs, employés, partenaires, etc.) ;
- bons de commande et devis ;
- documents RH (contrats de travail, bulletins de paie, dossiers salariés, etc.) ;
- dossiers juridiques et administratifs ;
- plans et documents techniques ;
- rapports et audits.
Les fonctionnalités clé d’une GED
1. Centraliser l’ensemble des documents
La GED est un outil collaboratif puissant permettant de centraliser les documents. Elle facilite l’accès aux informations essentielles pour les différentes équipes, optimisant ainsi leur efficacité et leur collaboration. Elle est conçue pour s’adapter aux besoins spécifiques de nombreux métiers comme la comptabilité, les achats ou les ressources humaines mais pas seulement. Elle permet d’automatiser le traitement des documents (factures, bons de commande, bulletins de paie…) et d’améliorer la gestion des flux d’informations.
La plupart des GED actuelles offrent des connecteurs avec les autres solutions de l’entreprise : logiciels comptables, de gestion des ressources humaines (SIRH) ou encore progiciels de gestion intégrée (ERP) ou solutions de gestion de la relation client (CRM). Grâce à ces capacités d’interconnexion, une GED facilite le transfert et la synchronisation des données, évitant ainsi les doubles saisies et garantissant une meilleure centralisation des informations. Elle s’intègre facilement dans un environnement informatique existant, optimisant ainsi les processus sans bouleverser les habitudes de travail
Certaines GED offrent aussi la possibilité de créer des tableaux de bord qui rassemblent toutes les informations métier afin de faciliter le suivi et la prise de décision. Ces tableaux de bord, qui peuvent agréger les données issues de la GED mais aussi des autres outils connectés, sont généralement personnalisables pour s’adapter aux métiers de l’entreprise : un responsable RH pourra visualiser les bulletins de paie et les dossiers des employés, tandis qu’un comptable accédera aux informations de facturation et de gestion financière. sans changer de logiciel.
2. Classer automatiquement les documents
Avec une GED, l’organisation des documents devient intelligente et automatisée. Elle permet en effet d’automatiser le classement, le suivi et le partage des documents tout au long de leur cycle de vie.
À l’image des dossiers sous Windows, chaque utilisateur peut structurer l’arborescence selon ses besoins. Mais l’innovation majeure réside dans la capture intelligente :
- lorsqu’un document est déposé dans la GED, il est automatiquement analysé, reconnu et classé dans le bon dossier ;
- l’accès est défini selon des règles de sécurité, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés puissent le consulter ;
- les utilisateurs peuvent être notifiés pour qu’ils consultent les informations ou effectuent les actions attendues.
Par exemple, dès qu’un bulletin de paie est généré, il est classé automatiquement dans le dossier personnel du salarié et envoyé à celui-ci, sans intervention manuelle.
3. Rechercher et accéder en temps réel à l’information
Une GED facilite la recherche et l’accès aux documents. Plutôt que de parcourir manuellement des dossiers, les utilisateurs peuvent retrouver un fichier en quelques secondes grâce à un moteur de recherche avancé.
Grâce à des fonctionnalités comme l’indexation automatique, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les filtres de recherche, il est possible de localiser un document en saisissant un mot-clé, une date ou un auteur.
Par exemple, un commercial souhaite retrouver un contrat signé il y a plusieurs mois. En tapant simplement le nom du client ou la date de signature dans la GED, il accède immédiatement au document, sans avoir à naviguer dans une arborescence complexe.
Cette accessibilité en temps réel permet aux équipes de travailler plus efficacement et d’améliorer la gestion des informations.
4. Automatiser vos processus de validation
L’optimisation des processus de l’entreprise est un autre atout de la GED. Elle améliore la gestion des tâches en permettant de formaliser des circuits de validation et de définir des notifications aux salariés pour les informer des actions attendues de leur part.
Lorsqu’un document nécessite une validation (facture, note de frais, contrat…), une tâche est automatiquement créée et assignée au bon interlocuteur.
5. Stocker les documents de façon sécurisée et les archiver
Toutes les solutions de GED incluent un stockage sécurisé des fichiers. Concrètement, cela signifie que les documents sont conservés dans un environnement protégé, avec des accès contrôlés et des sauvegardes régulières.
Les principales garanties offertes par une GED en matière de stockage sécurisé :
- contrôle des accès : seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter, modifier ou télécharger les documents ;
- sauvegardes automatiques : les fichiers sont protégés contre la perte de données ;
- traçabilité et journal des actions : chaque action effectuée sur un document est enregistrée.
Toutefois, bien que ces solutions garantissent une gestion rigoureuse des documents, elles ne constituent pas une solution d’archivage électronique, avec lesquelles elles ne doivent pas être confondues.
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