La lettre recommandée électronique (LRE) source d’efficacité et d’économies pour les TPE PME
Quels sont les avantages de la Lettre Recommandée Électronique (LRE) ?
Au-delà de la valeur juridique, identique à la lettre recommandée classique, la LRE dispose de nombreux avantages.
Instantanéité
La LRE se distingue par sa rapidité d’acheminement. Alors que le délai du recommandé traditionnel est de 3 jours, la LRE, elle, peut être envoyée et reçue, instantanément 7j/7 et 24h/24.
Accessibilité et mobilité
Grâce à un envoi 100 % électronique, seule une connexion Internet est nécessaire tant pour l’expéditeur que le destinataire de la lettre recommandée. L’envoi et la réception peuvent être effectués depuis n’importe quel endroit.
Traçabilité
Les différentes preuves produites à chaque étape vous permettent de suivre en temps réel et de manière détaillée vos envois, de son dépôt jusqu’à la réception par son destinataire. Ces éléments de preuve ont la même valeur juridique que leurs équivalents papier.
Conservation
Ce type d’envoi étant surtout utilisé dans des cadres réglementaires spécifiques ou sensibles, la conservation des preuves, indispensable, est assurée par le prestataire. Celui-ci doit, conformément à la réglementation, assurer leur archivage pendant 7 ans sur des serveurs conformes aux exigences et critères définis par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI).
L’entreprise n’est plus contrainte de conserver les recommandés papiers dans ses archives et élimine le risque de perte ou de destruction des documents.
Sécurité
Les lettres recommandées électroniques utilisent des signatures électroniques avancées (pour les personnes physiques) et des cachets électroniques (pour les personnes morales) pour garantir l’authenticité de l’expéditeur et l’intégrité du contenu.
Réduction des coûts
Généralement moins onéreux, l’envoi de lettres recommandées dématérialisées permet de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires pour préparer et envoyer une lettre recommandée par rapport à l’envoi classique papier (mise sous pli, déplacement jusqu’au bureau de poste, etc.).
La dématérialisation permet aussi d’expédier sans surcoût des documents très volumineux (jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, soit environ 19 000 pages PDF).
Quels sont les principaux cas d’usages de la Lettre Recommandée Électronique (LRE) ?
Offrant la même sécurité juridique que la lettre recommandée classique et dotée de nombreux avantages, la lettre recommandée électronique est utilisée par un nombre croissant d’entreprises, qu’elles que soient leur taille ou leur secteur d’activité. Néanmoins, certains secteurs y ont davantage recours, compte tenu de la nature de leur activité :
- Les professions juridiques : les notaires pour l’envoi d’actes immobiliers et patrimoniaux par ou pour l’exercice de certains droits comme la préemption ou la rétractation ou les avocats pour l’envoi de divers actes juridiques ;
- La banque et l’assurance, secteurs qui entreprennent d’importants chantiers de dématérialisation de leurs processus, notamment pour la conclusion ou la résiliation de contrats ou la fermeture de comptes, avec parfois un objectif zéro papier ;
- Le secteur immobilier, pour l’envoi de promesses de vente par les agents ou gestionnaires, ou encore la transmission de mises en demeures ou de convocations aux assemblées générales de copropriétaires par les syndics ;
- Les ressources humaines et les services juridiques des entreprises ont également fréquemment recours à la LRE pour signifier une promesse d’embauche, envoyer un contrat de travail, transmettre des justificatifs, convoquer à un entretien disciplinaire
Une fois qu’il a choisi le prestataire de services de confiance chargé de l’acheminement du courrier électronique, l’expéditeur doit au préalable procéder à la vérification de son identité.
Vérification de l’identité de l’expéditeur
La vérification de l’identité de l’expéditeur diffère selon qu’il est une personne physique ou une personne morale :
- Pour une personne physique, l’expéditeur doit obtenir un certificat de signature électronique qualifié. Prévoyez une pièce d’identité en cours de validité (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour, le permis de conduire n’étant pas accepté).
- Pour une personne morale, l’obtention d’un certificat de cachet électronique qualifié est indispensable. Il faut vous munir les pièces suivantes : la copie d’un extrait Kbis de moins de 3 mois, la pièce d’identité du responsable légal (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour) en cours de validité ou, si ce responsable légal se fait représenter, une copie de la pièce d’identité du responsable légal ainsi que le mandat et la pièce d’identité du représentant autorisé.
Recueil éventuel du consentement
Il faut ensuite recueillir le consentement du destinataire s’il n’est pas un professionnel mais un particulier (ce n’est pas nécessaire pour les destinataires professionnels).
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